ЭЦП для ООО: как получить подпись директора бесплатно и дать её бухгалтеру

ЭЦП для ООО на имя директора выпускает только налоговая, и выпускает бесплатно. Получить её можно в инспекции или у доверенных лиц налоговой: Сбербанка, ВТБ, Т-Банка, ПСБ. С собой нужны паспорт, СНИЛС, ИНН и защищённый USB-токен, его покупают отдельно. Подпись действует 15 месяцев. Бухгалтер и другие сотрудники подписью директора не пользуются: им нужна своя подпись физлица и машиночитаемая доверенность от компании.

Как получить ЭЦП для ООО в налоговой или через банк

Подпись директора ООО выпускает только удостоверяющий центр ФНС. Так сказано в законе об электронной подписи. Коммерческий удостоверяющий центр такую подпись директору не выпустит, даже за деньги. В сертификате записаны сразу двое: компания и директор. Если директор сменится, его сертификат перестанет действовать, и новому директору придётся получать свой.

Налоговая выпускает подпись бесплатно. Первый раз её получают лично: прийти должен сам директор. С собой берут:

• паспорт;
• СНИЛС и ИНН директора — номера можно просто назвать;
• ОГРН и ИНН компании — тоже достаточно назвать;
• USB-токен разъёма Type-A с сертификатом ФСБ или ФСТЭК.

Токен — это флешка, на которую записывают ключ подписи. Сертификат на него показывать не нужно: налоговая проверяет носитель автоматически. Вместо токена ключ можно записать в телефон, в приложение «Подпись для бизнеса» или «Госключ».

Получить подпись можно и в банке. Сбербанк, ВТБ, Т-Банк, ПСБ и ещё две организации работают доверенными лицами удостоверяющего центра ФНС. Подпись там та же, налоговая, и тоже бесплатная. В налоговой её выпускают без всяких условий. В банке это удобно, если вы открываете там счёт: подпись и счёт можно оформить за одну встречу. Выпустят ли подпись тому, кто не клиент банка, лучше уточнить в отделении заранее.

ВТБ выпускает подпись бесплатно, так же как открывает счёт и бизнес-карту. Для полного доступа к счёту нужна встреча с менеджером, на ней же можно получить подпись. Минус бесплатного пакета — платные переводы физлицам.

Т-Банк выдаёт реквизиты счёта сразу после заявки. Если у вас ещё нет личного счёта в Т-Банке, нужна встреча с представителем банка, на ней можно спросить и о подписи. Переводы в другие банки на его тарифах платные.

Есть способ и без визита. Налоговая выпускает подпись дистанционно через сервис check-qes.nalog.ru и приложение «Моя подпись». Личность подтверждают через Госуслуги и биометрию. Если биометрию вы не сдавали, остаётся инспекция или банк. Как устроена подпись предпринимателя, разобрано в статье об электронной подписи для ИП.

Подпись для бухгалтера и сотрудников

Подпись директора — личная. Закон обязывает владельца хранить ключ в тайне и не давать им пользоваться без своего согласия. Если отдать токен бухгалтеру, всё, что он подпишет, будет выглядеть как подписанное директором. Поэтому закон устроен иначе: представитель компании подписывает своей подписью и прикладывает доверенность.

Схема для бухгалтера или менеджера выглядит так. Сотрудник получает квалифицированную подпись физлица в коммерческом удостоверяющем центре. Директор своей подписью оформляет на него доверенность в машиночитаемом виде — её называют МЧД. Это доверенность в электронном виде, где перечислено, что сотрудник может подписывать от имени компании. С ней документ, подписанный бухгалтером, считается подписанным от имени ООО.

Подпись физлица платная. Удостоверяющий центр Контура выпускает её на год. Новую можно оформить онлайн, пока действующая не истекла, а первую получают в офисе. Носитель и лицензию программы КриптоПро покупают отдельно, итоговую сумму показывают только после ввода ИНН.

Если отчётность ведёт сторонний бухгалтер или аутсорсинговая компания, схема та же: их подпись плюс ваша МЧД. Выпускать подпись на чужого человека от имени директора не нужно.

Как продлить ЭЦП для ООО

Подпись налоговой действует 15 месяцев. Продлить сертификат нельзя, можно только выпустить новый. В обиходе это и называют продлением или перевыпуском.

Пока старая подпись работает, ехать никуда не нужно. Заявление на новый ключ подают в личном кабинете юрлица на сайте налоговой и подписывают действующей подписью. Поэтому заявление лучше подать за месяц до конца срока. Если подпись уже истекла, всё повторяется с начала: личный визит в инспекцию или банк с паспортом и токеном.

Новый директор получает подпись как в первый раз, лично. Подпись прежнего директора перестаёт действовать вместе с его полномочиями. Доверенности сотрудников выдаёт компания, а не лично директор. Если вы хотите, чтобы бывший директор больше не управлял их составом, проверьте их и отзовите лишние.

Где работать с подписью

С подписью директора открываются три главных места. Первое — личный кабинет юрлица на сайте налоговой: сверка платежей, требования, заявления, тот же перевыпуск подписи. Второе — отчётность: годовую бухгалтерскую отчётность ООО сдаёт только в электронном виде, а подписывают её этой же подписью — сами или через сервис бухгалтерии. Третье — ЭДО, обмен счетами, актами и УПД с контрагентами. Если отчёты и документы ведёт бухгалтер, он работает своей подписью по МЧД, а подпись директора нужна, чтобы эту доверенность выдать.

ЭДО понадобится, если поставщики или покупатели присылают документы электронно. В Контур.Диадоке входящие документы бесплатны, платят только за исходящие пакетами на год, и неиспользованные сгорают. Нужна та же квалифицированная подпись: директора или сотрудника с МЧД.

Если компания только открылась, подпись удобно получить в первые недели, вместе со счётом. Остальные шаги после регистрации — в статье как открыть ООО.

Часто задаваемые вопросы