Книга учёта доходов и расходов ИП: кто ведёт, как заполнять и чем грозит её отсутствие
Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — обязательный налоговый регистр для ИП на упрощёнке, патенте и ЕСХН: в неё записывают каждое поступление, а на УСН «доходы минус расходы» — ещё и каждый расход, принятый к вычету. Книгу не сдают в налоговую и не заверяют там, но показывают по требованию инспекции, а за её отсутствие штраф от 10 000 ₽. Вести её проще всего в онлайн-бухгалтерии или банке: книга собирается сама из выписки, вам остаётся раз в год распечатать и подписать.
Кто обязан вести книгу учёта доходов и расходов
Обязанность зависит только от налогового режима: книгу ведут, даже если доходов не было.
| Режим | Нужна ли КУДиР | Что в неё пишут |
|---|---|---|
| УСН «доходы» 6% | да | доходы, страховые взносы и другие платежи, уменьшающие налог |
| УСН «доходы минус расходы» 15% | да | доходы, расходы, основные средства, убыток прошлых лет |
| Патент (ПСН) | да, отдельная книга | только доходы по патенту |
| ЕСХН | да | доходы и расходы |
| ОСНО у ИП | да, своя форма книги | доходы, расходы, данные для НДФЛ |
| АУСН | нет | учёт ведёт банк, налог считает ФНС |
| Самозанятость (НПД) | нет | чеки в «Мой налог» и есть учёт |
Если вы совмещаете упрощёнку с патентом, книг две: одна по УСН, другая по ПСН. Доходы по разным режимам в одну книгу не смешивают.
Для самозанятых книга не нужна вовсе — это одна из причин, почему фрилансеры начинают с НПД. Разбор, когда пора переходить на ИП, — в статье «ИП или самозанятость».
Какую форму КУДиР брать в 2026 году
Действующая форма утверждена приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ и применяется с 2024 года. Тем же приказом утверждены книги для УСН, ЕСХН и патента, у каждого режима свой бланк.
Книгу по старой форме 2012 года (приказ Минфина № 135н) за 2024 год и позже не ведут. Если скачиваете бланк из интернета, смотрите на реквизиты приказа на титульном листе.
Бланк в Excel можно скачать на справочных сайтах, но заполнять его руками имеет смысл, только если операций в месяц единицы. При десятке поступлений в месяц ручная таблица начинает врать уже к лету.
Из чего состоит книга
Книга начинается с титульного листа: ФИО предпринимателя, ИНН, объект налогообложения, адрес, реквизиты счетов. Дальше — разделы, и заполняются не все.
- Раздел I. Доходы и расходы — главный. Каждая операция отдельной строкой: номер, дата и номер первичного документа, содержание операции, сумма. Его ведут все.
- Раздел II. Расходы на основные средства и нематериальные активы — только на «доходы минус расходы», если купили оборудование, машину, программу дороже 100 000 ₽.
- Раздел III. Расчёт убытка — тоже только для «доходы минус расходы», если в прошлых годах был убыток и вы переносите его на будущее.
- Раздел IV. Расходы, уменьшающие налог — только для «доходы»: страховые взносы за себя и работников, больничные за первые три дня. Отсюда берётся сумма, на которую уменьшается налог.
- Раздел V. Торговый сбор — только для тех, кто торгует в Москве и платит сбор.
На УСН «доходы» заполняются разделы I и IV. Расходы в раздел I можно не вписывать: на налог они не влияют.
Как заполнять книгу учёта доходов и расходов: правила, без которых налоговая придерётся
Запись — по факту оплаты. Упрощёнка работает кассовым методом: доход появляется в день, когда деньги пришли на счёт или в кассу, даже если акт подписан позже. Аванс за работу, которую сделаете в следующем квартале, — доход этого квартала.
Основание — документ. Для каждой строки указывают платёжное поручение, чек, приходный ордер или отчёт агрегатора. Строка «оплата от клиента» без номера документа — ошибка.
Не всё, что пришло на счёт, — доход. В книгу не пишут:
- собственные деньги, которые вы перевели себе со своей карты;
- возврат ошибочного платежа;
- полученный кредит или заём;
- залог и обеспечительный платёж.
Эквайринг пишут всей суммой. Если покупатель заплатил 1 000 ₽ картой, а банк зачислил 980 ₽, в доходы идёт 1 000 ₽. Удержанная комиссия — расход, и учесть её можно только на «доходы минус расходы». Подробнее про комиссии — в статье об эквайринге для ИП.
Возврат покупателю уменьшает доход. Его пишут в раздел I с минусом, в том периоде, когда деньги ушли обратно.
Расход — только оплаченный и подтверждённый. На «доходы минус расходы» расход попадает в книгу, когда он и оплачен, и закрыт документом: для товара — ещё и продан покупателю.
Пример заполнения КУДиР для ИП на УСН «доходы»
Дизайнер на упрощёнке 6% за апрель получил три оплаты и заплатил взносы.
| № | Дата и номер документа | Содержание операции | Доходы | Расходы |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 03.04.2026, п/п № 118 | Оплата по договору № 12 от ООО «Ромашка», дизайн сайта | 45 000 | — |
| 2 | 15.04.2026, п/п № 204 | Оплата по счёту № 7 от ИП Петров, баннеры | 12 000 | — |
| 3 | 28.04.2026, отчёт банка по эквайрингу № 4 | Оплата картами через сайт за апрель | 8 500 | — |
В разделе IV в том же квартале появляется строка: дата уплаты, номер платёжки, сумма страховых взносов за себя. Её потом вычитают из налога.
Нулевой доход за квартал — это просто пустые строки в этом периоде, итоги по кварталу ставятся нулями.
Бумажная или электронная: как хранить книгу
Выбирать можно любой вариант, но итог в обоих случаях — бумага.
Электронно книгу ведут в течение года в онлайн-бухгалтерии, 1С или банке. После окончания года её распечатывают, нумеруют страницы, прошивают, на последней странице пишут число листов и подписывают. Печать ставить не обязательно, если вы работаете без неё.
На бумаге книгу заводят в начале года: так же прошивают и нумеруют заранее, а записи вносят ручкой. Исправления заверяют подписью с датой, замазывать нельзя.
Заверять книгу в налоговой не нужно с 2013 года. Сдавать её вместе с декларацией тоже не нужно — только по требованию при проверке, обычно в течение десяти рабочих дней.
Хранят книгу пять лет после окончания года, за который она велась.
Если деятельности за год не было, книгу всё равно распечатывают и подписывают — с титульным листом и нулевыми итогами. Нулевую книгу тоже могут запросить.
Штраф за отсутствие книги учёта доходов и расходов
Отсутствие КУДиР налоговая квалифицирует как грубое нарушение правил учёта доходов и расходов по статье 120 НК РФ:
| Нарушение | Штраф |
|---|---|
| Книги нет или она с грубыми ошибками в течение одного налогового периода | 10 000 ₽ |
| То же больше одного налогового периода | 30 000 ₽ |
| Нарушение привело к занижению налога | 20% от недоплаты, но не меньше 40 000 ₽ |
Кроме штрафа, без книги сложнее доказать, что вы правильно посчитали налог: инспекция вправе рассчитать его по выписке банка, и тогда в доход попадут и собственные переводы, и возвраты.
Где вести книгу, чтобы она заполнялась сама
Ручной Excel годится для первых месяцев, дальше время уходит на сверку выписки и поиск пропущенных платежей. Есть три нормальных пути.
Онлайн-бухгалтерия — Контур.Эльба, Моё дело, 1С:БизнесСтарт и другие. Подтягивают выписку из банка, сами раскладывают поступления по строкам, считают налог и взносы, формируют книгу в нужной форме. Разбор восьми сервисов с ценами — в подборке «Онлайн-бухгалтерия для ИП».
Бухгалтерия в банке. Многие банки для бизнеса дают бесплатный или недорогой модуль: он видит все операции по счёту и собирает КУДиР без выгрузок. Работает, если счёт один и все деньги идут через него.
Бухгалтер на аутсорсе. Имеет смысл, если есть работники, несколько режимов или торговля с товарным учётом.
Какой бы путь вы ни выбрали, проверьте раз в квартал три вещи: все ли поступления попали в доходы, не попали ли туда ваши собственные переводы и совпадает ли итог с декларацией.
Если вы принимаете оплату от физлиц, заодно сверьтесь, нужна ли вам касса: чек и строка в книге — разные обязанности, одна не заменяет другую. Разбор — в статье «Нужна ли онлайн-касса».
Коротко о главном
- КУДиР ведут ИП на УСН, патенте, ЕСХН и ОСНО; самозанятые и ИП на АУСН не ведут.
- Форма 2026 года — приказ ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.
- На УСН «доходы» заполняют разделы I и IV, на «доходы минус расходы» — I, II и III.
- Доход записывают в день поступления денег, по каждому — номер документа.
- Книгу не заверяют и не сдают, но распечатывают, прошивают и хранят пять лет.
- Штраф за отсутствие — 10 000 ₽ за один год и 30 000 ₽ за несколько.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли ИП на УСН «доходы» вести книгу учёта доходов и расходов?
Да. Даже если расходы на налог не влияют, книга обязательна: в неё записывают все доходы и в разделе IV — страховые взносы, на которые уменьшается налог. Расходы в раздел I на этом объекте можно не вписывать.
Нужно ли заверять КУДиР в налоговой?
Нет, с 2013 года книгу в инспекции не заверяют и вместе с декларацией не сдают. Её распечатывают по итогам года, прошивают, нумеруют, подписывают и хранят пять лет, а показывают только по требованию налоговой.
Где скачать бланк книги учёта доходов и расходов на 2026 год?
Форма утверждена приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@, бланк в Excel есть на справочных сайтах и в сервисах онлайн-бухгалтерии. Проще не заполнять его руками, а вести учёт в бухгалтерии или банке, которые собирают книгу из выписки автоматически.
Что делать, если доходов за год не было?
Распечатать нулевую книгу: титульный лист и разделы с нулевыми итогами, прошить, подписать и хранить так же, как обычную. Налоговая может запросить и её, а отсутствие нулевой книги формально тоже нарушение.
Нужна ли книга учёта доходов и расходов ИП на патенте?
Да, на патенте ведут отдельную книгу по своей форме и записывают в неё только доходы от деятельности по патенту. Если ИП совмещает патент с УСН, книг две — по каждому режиму своя.
Какой штраф за отсутствие КУДиР?
По статье 120 НК РФ — 10 000 ₽, если нарушение в пределах одного налогового периода, 30 000 ₽, если дольше. Если из-за этого занижен налог, штраф — 20% от недоплаты, но не меньше 40 000 ₽.