Корпоративная карта для ООО и ИП: как выдать сотрудникам и отчитаться за траты

Корпоративная карта привязана к расчётному счёту компании или ИП. Ею платят сотрудники за расходы бизнеса: материалы, командировки, рекламу. Бывает отдельный тариф, а бывает, что банк так называет обычную бизнес-карту, выданную работнику. У Т-Бизнеса карта стоит 0 ₽ и счёт бесплатный при тратах от 150 000 ₽ в месяц. В Совкомбанке обслуживание начинается от 1 490 ₽ в год. Главные заботы начинаются после выпуска: нужно задать лимиты и собрать чеки для учёта.

Что такое корпоративная карта и чем она отличается от бизнес-карты

Деньги на корпоративной карте те же, что на расчётном счёте. Карта лишь способ тратить их без перевода по реквизитам.

Разница с бизнес-картой в основном в том, кто держит карту в руках. Бизнес-картой ИП платит сам. Корпоративную обычно получает наёмный работник: менеджер, закупщик, водитель. Поэтому у такой карты на первый план выходят лимиты и отчётность. Как выбрать банк и тариф для самого ИП, разобрано в статье бизнес-карта для ИП.

От зарплатной карты она отличается принципиально. Зарплатная принадлежит сотруднику, и на неё приходит его доход. Корпоративная тратит деньги бизнеса, и за каждую покупку работник отчитывается. О выплате зарплаты через банк — в статье зарплатный проект для ИП.

Нужна ли корпоративная карта

Если вы работаете один, она не нужна: хватит бизнес-карты. Корпоративная карта оправдана, когда за покупки отвечает кто-то кроме вас. Закупщику не нужно просить наличные. Менеджеру в командировке не придётся платить за гостиницу своими деньгами. А вы видите траты сотрудников в выписке по счёту.

Без карты остаются два пути: выдать сотруднику наличные или перевести деньги на его личную карту. Наличные сначала нужно снять со счёта. Личная карта смешивает деньги бизнеса с личными, и разобраться в тратах потом сложнее.

Сколько карт и кому выдавать, решаете вы. У Т-Бизнеса и Совкомбанка число карт не ограничено.

Как выдать карту сотруднику и не потерять контроль

Для сотрудника деньги на карте считаются подотчётными. Это значит, что он обязан отчитаться, на что потратил. Порядок вы устанавливаете сами. Обычно хватает пяти шагов:

1. Руководитель утверждает приказом список сотрудников, которым можно тратить деньги бизнеса.
2. Вы заказываете карту в кабинете банка и задаёте лимиты, если банк это позволяет.
3. Сотрудник расписывается в журнале выдачи карт.
4. После покупки сотрудник сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт по форме ОА-1 и прикладывает чеки, накладные или билеты.
5. Руководитель утверждает отчёт, бухгалтер проводит расходы.

Срок сдачи отчёта вы назначаете сами в приказе, например три рабочих дня после покупки. Там же стоит записать, что будет, если сотрудник не отчитался или потратил деньги на личное. Закон оставляет этот порядок организации.

Лимиты нужны не только против злоупотреблений. Если карту потеряют, суточный лимит ограничит потери. У Т-Бизнеса расход по карте не уменьшает лимит на снятие наличных. Ещё там можно настроить лимиты по категориям покупок, но только компаниям с оборотом от 120 млн рублей в год. Малому бизнесу эта настройка не подойдёт.

Сколько стоит корпоративная карта и какой банк выбрать

Представим ООО с тремя сотрудниками. За месяц они тратят картами 160 000 ₽ на материалы и командировки и снимают ещё 50 000 ₽ наличными для мелких закупок.

У Т-Бизнеса обслуживание карты стоит 0 ₽, карт можно оформить сколько нужно, и все они работают на платёжной системе «Мир». Обслуживание счёта на тарифе «Простой» бесплатно, если по бизнес-картам за месяц потрачено больше 150 000 ₽. В нашем примере 160 000 ₽ выше этой границы, поэтому за карты и счёт вы заплатите 0 ₽. На тарифе «Продвинутый» граница выше, 400 000 ₽. Комиссию за снятие наличных на странице карты банк не называет, её назовёт банк при заявке.

В Совкомбанке две корпоративные карты «Халва Бизнес». Стандартная предназначена для сотрудников. Обслуживание стоит 1 490 ₽ в год, выпуск бесплатный, снять можно до 300 000 ₽ в день. За снятие в нашем примере вы заплатите 1,9% + 89 ₽: с 50 000 ₽ это 1 039 ₽. Страница банка не говорит, берётся ли годовая плата за каждую карту. Уточните это до заявки: для трёх сотрудников разница будет втрое.

Версия Premium рассчитана на руководство и стоит 2 490 ₽ в год. Она даёт кешбэк до 6% за расходы бизнеса у партнёров. Ещё на остаток начисляют до 3,5% годовых. Условия по числу и сумме покупок за месяц смотрите в тарифе. Premium окупается, если руководитель тратит с неё много у партнёров банка. Иначе кешбэк не покроет разницу в 1 000 ₽.

Сравнивать банки по одной шкале в нашем примере нельзя: комиссия за наличные известна только у Совкомбанка. Поэтому перед выбором запросите её у Т-Бизнеса и посчитайте год целиком: плата за карты плюс комиссия за наличные.

ВТБ выпускает бизнес-карту бесплатно вместе со счётом. ПСБ даёт её на тарифе «ПСБ Старт» с бесплатным обслуживанием и кешбэком до 10%. Это удобные варианты, если счёт уже в одном из этих банков. Подробнее по каждому — в статье про бизнес-карту для ИП.

В нашем примере главная статья расхода — снятие наличных. Её лучше свести к нулю и платить картой.

Расходы по карте и налоги

Сам факт оплаты картой ничего не доказывает налоговой. Деньги считаются расходами, когда есть документ: кассовый чек, накладная, билет. Расходы нужны тем, кто платит налог с разницы доходов и расходов. По статье 346.16 Налогового кодекса на УСН «доходы минус расходы» налог уменьшают подтверждённые затраты. На общей системе действует статья 252 того же кодекса. Если вы платите УСН «доходы», траты налог не меняют, но чеки всё равно стоит сохранять для порядка.

По разъяснению Минфина (письмо № 03-03-07/15819 от 05.03.2021) чек должен содержать QR-код. Электронный чек распечатывают и прикладывают к отчёту. Чек банкомата при снятии наличных не показывает, на что потрачены деньги. Поэтому к такой операции нужны документы на сами покупки.

Если вы платите НДС и хотите принять его к вычету, одного чека мало: нужны счёт-фактура или УПД. Покупки по картам без таких документов в вычет не идут.

Частые вопросы