Может ли ИП нанимать сотрудников в 2026 году: лимиты, оформление и расходы

Да, ИП может нанимать сотрудников по трудовому договору на любом режиме, кроме НПД. Ограничения по числу: на патенте — до 15 человек, на АУСН — до 5, на УСН — до 130, на ОСНО предела нет. Чтобы оформить первого работника, ИП заключает трудовой договор, на следующий рабочий день подаёт в Соцфонд сведения по форме ЕФС-1, а дальше каждый месяц удерживает НДФЛ 13% и платит взносы: в общем случае 30% от зарплаты. Отдельно регистрироваться работодателем не нужно. Ниже — лимиты по режимам, пошаговое оформление, расчёт стоимости сотрудника и чем его заменить, если нанимать рано.

Сколько сотрудников может нанять ИП на каждом режиме

Лимит считается по средней численности за год, и в неё входят работники по трудовым договорам и исполнители по договорам подряда с обычными физлицами. Самозанятые и ИП-подрядчики в численность не входят.

Ограничения записаны в Налоговом кодексе: для УСН — статья 346.12, для патента — статья 346.43 там же. Лимит АУСН установлен законом об эксперименте с АУСН, условия НПД — на npd.nalog.ru.

На патенте лимит 15 человек общий по всем патентам ИП, а не на каждый. Если у вас три патента на разные точки, работников всё равно не больше пятнадцати.

Может ли ИП на НПД нанимать сотрудников

Не может. Налог для самозанятых нельзя применять, если у вас есть работники по трудовым договорам, — это касается и обычного самозанятого, и ИП на НПД. Нанять человека в штат и остаться на НПД не получится: сначала смените режим на УСН или патент, потом оформляйте.

Что можно на НПД — позвать помощника, который сам самозанятый, и платить ему по договору услуг. Это не трудовые отношения, в лимит он не входит. Но если помощник работает у вас каждый день по графику и получает фиксированную сумму, налоговая вправе признать отношения трудовыми и доначислить НДФЛ и взносы. Про риски работы с исполнителями на НПД — в статье работа с самозанятыми с 1 октября.

Сравнить режимы и понять, какой подойдёт под будущий штат, поможет разбор УСН для ИП и статья про патент для ИП.

Как ИП нанять сотрудника официально: пошагово

С 2023 года ИП не регистрируется работодателем отдельным заявлением: Соцфонд ставит его на учёт сам, по данным из налоговой, а регистрационный номер виден в выписке из ЕГРИП. Порядок оформления первого работника такой.

1. Проверьте режим. На НПД нанимать нельзя, на патенте и АУСН сверьтесь с лимитом.
2. Соберите документы работника: паспорт, СНИЛС, ИНН, документ об образовании, если должность его требует. Трудовую книжку — если человек ведёт бумажную, иначе сведения о трудовой деятельности из Госуслуг.
3. Заключите трудовой договор в двух экземплярах: должность, место работы, зарплата, режим, дата начала. Зарплата за полный месяц не ниже МРОТ — с 1 января 2026 года это 27 093 ₽, в регионе может быть больше.
4. Издайте приказ о приёме. Для ИП он не обязателен, но удобен: от его даты считается срок подачи сведений.
5. Подайте в Соцфонд форму ЕФС-1 о приёме — не позднее следующего рабочего дня после приказа или договора. Опоздание штрафуют по КоАП.
6. Заведите личную карточку, табель и ознакомьте работника с правилами распорядка, если они есть.
7. Выплачивайте зарплату не реже двух раз в месяц: аванс и окончательный расчёт.

Бумажную часть можно перевести в электронный вид: договор, приказы, заявления на отпуск работник подписывает с телефона. Это кадровый электронный документооборот, и для ИП с одним-тремя сотрудниками он стоит недорого.

Во сколько обходится сотрудник ИП: расчёт

С 2026 года пониженный тариф взносов для малого бизнеса сохранили только за приоритетными отраслями — обрабатывающими производствами и видами деятельности из перечня правительства, доход по которым не меньше 70% от всего дохода. Торговля и большая часть услуг в перечень не попали, поэтому для них взносы — 30% со всей зарплаты в пределах базы 2 979 000 ₽ в год.

Пример: продавец в магазине ИП, зарплата по договору 50 000 ₽ в месяц.

Для ИП из приоритетной отрасли взносы ниже: 30% с части зарплаты до 1,5 МРОТ (40 639,50 ₽) и 15% с остатка. С той же зарплаты это около 13 600 ₽ вместо 15 000 ₽.

К этой сумме добавьте отпускные — 28 календарных дней в год — и больничные: первые три дня оплачивает работодатель. В годовом бюджете на одного сотрудника закладывайте примерно 13 месячных «стоимостей», а не 12.

Что меняется в налогах ИП с работниками

Главное изменение — в уменьшении налога на взносы. ИП без работников на УСН «доходы» и на патенте вычитает свои взносы из налога целиком. Как только появляется хотя бы один работник, налог можно уменьшить не больше чем на 50% — на сумму взносов и за себя, и за сотрудников.

Пример на УСН «доходы»: доход за год — 3 000 000 ₽, налог 6% — 180 000 ₽. Взносы ИП за себя и за продавца — 240 000 ₽. Без работников налог обнулился бы, с работником уменьшается только до 90 000 ₽. Подробнее о своих взносах — в статье про страховые взносы ИП.

Второе изменение — отчётность. Вместе с первым работником у ИП появляются:

• расчёт по страховым взносам — раз в квартал, до 25-го числа месяца после квартала;
• 6-НДФЛ — раз в квартал, в те же сроки;
• персонифицированные сведения о работниках — каждый месяц, до 25-го числа;
• ЕФС-1 — при приёме, увольнении и переводе, а раз в год — сведения о стаже;
• уведомления об исчисленном НДФЛ и взносах — до 25-го числа, если платёж наступает раньше подачи отчёта.

НДФЛ и взносы уходят единым налоговым платежом, взносы за месяц — до 28-го числа следующего. Сроки установлены Налоговым кодексом, отпуск и зарплата дважды в месяц — Трудовым кодексом.

Вести это вручную рискованно: опоздание с 6-НДФЛ больше чем на 20 рабочих дней грозит блокировкой счёта. Онлайн-бухгалтерия считает зарплату и отчёты сама, а бухгалтерское обслуживание снимает задачу целиком.

У Эльбы младший тариф рассчитан на ИП без сотрудников: с работниками нужен тариф дороже, сверьте это на сайте до оплаты. Сравнение сервисов учёта — в подборке онлайн-бухгалтерия для ИП.

Сотрудник, самозанятый или подрядчик: что выбрать

Штат нужен не всегда. Если работа разовая или проектная, дешевле позвать исполнителя.

С самозанятым ИП экономит на взносах, но только пока отношения действительно проектные. Признаки трудовых — рабочее место у вас, график, подчинение, фиксированная оплата каждый месяц, и бывший сотрудник, перешедший на НПД меньше двух лет назад. С 1 октября 2026 года для работы через цифровые платформы ввели лимит по часам на одного заказчика — подробности в статье работа с самозанятыми с 1 октября.

Выплаты и чеки самозанятым удобно вести через платформы: они проверяют статус исполнителя, собирают договор, акт и чек. Обзор — в подборке платформы для работы с самозанятыми.

Если задача разовая — сайт, логотип, настройка рекламы, — исполнителя проще найти в каталоге специалистов Hub: там анкеты фрилансеров с портфолио, связываетесь напрямую, без комиссии. Не знаете, кого искать, — опишите задачу в опросе на Hub, и она попадёт в ленту заказов. Договор с исполнителем можно заполнить по образцу на doc.flekk.ru.

Где искать первого сотрудника

Продавца, администратора, повара или мастера малому бизнесу проще всего найти на сайтах вакансий: там вакансия видна соискателям рядом с домом, а отклики приходят с контактами.

Бесплатный вариант — портал «Работа России»: вакансию там размещают без оплаты, но откликов обычно меньше. Работает и сарафан: знакомые, бывшие коллеги, объявление на двери точки.

Часто задаваемые вопросы

Коротко о главном

ИП может нанимать сотрудников на любом режиме, кроме НПД: на патенте до 15 человек, на АУСН до 5, на УСН до 130. Оформление простое — трудовой договор и ЕФС-1 на следующий рабочий день, регистрация в Соцфонде не нужна. Сотрудник с зарплатой 50 000 ₽ обходится примерно в 65 000 ₽ в месяц, а налог на УСН и патенте с работниками уменьшается на взносы не больше чем наполовину. Для разовых задач выгоднее самозанятый или фрилансер, для постоянной работы по графику — штат.