Учёт товаров в магазине: как вести в таблице, тетради и программе

Учёт товаров в магазине — это записи о том, что пришло, что продано, что списано и сколько осталось на полке по каждой позиции. Вести его можно в тетради, в таблице Excel или в товароучётной программе, связанной с кассой. Тетрадь годится для лавки на пару десятков позиций, таблица — примерно до двухсот, дальше без программы остатки начинают расходиться с полкой. Ниже — как устроить учёт каждым способом, что особенного в продуктовом магазине и с чего начать, если вы раньше ничего не считали.

Зачем вести учёт товаров, если деньги и так видны в кассе

Касса показывает выручку, но не показывает, чего не хватает. Без учёта товаров магазин узнаёт о проблемах только по косвенным признакам: денег меньше, чем должно быть, а куда делась разница — непонятно.

Учёт отвечает на четыре вопроса, которые в маленьком магазине всплывают каждую неделю:

• что заказывать — видно, какие позиции заканчиваются, а какие лежат по полгода;
• на чём вы зарабатываете — наценка по каждому товару, а не «в среднем по магазину»;
• сколько пропало — недостача, пересорт, кражи и просрочка становятся цифрой, а не ощущением;
• сколько денег заморожено в товаре — остаток по закупочной цене и есть ваши деньги на полке.

Есть и обязательная часть. Маркированные товары — одежда, обувь, молочка, вода, пиво, табак и ещё десятки групп — нужно принимать и продавать через систему «Честный знак», алкоголь — через ЕГАИС. Без учёта в программе это почти невозможно. Какие товары подлежат маркировке и что нужно продавцу — в отдельной статье.

Что входит в учёт товаров

Как бы вы ни вели учёт, внутри всегда одни и те же пять операций:

1. Справочник товаров, или номенклатура — список всего, что продаётся: название, артикул или штрихкод, единица измерения, закупочная цена и цена продажи.
2. Приход — товар пришёл от поставщика: что, сколько, по какой цене, от кого, по какой накладной.
3. Продажа — товар ушёл покупателю. В программе продажа списывается с остатка сама, через кассу.
4. Списание и возврат — брак, просрочка, бой, возврат поставщику или от покупателя.
5. Инвентаризация — пересчёт того, что реально лежит на полке, и сверка с тем, что должно лежать по записям.

Остаток по каждой позиции считается просто: было + пришло − продано − списано. Весь учёт — это способ не ошибаться в этой формуле на сотнях позиций каждый день.

Три способа вести учёт: что выбрать

Если у вас онлайн-касса, а она нужна почти любому магазину, который продаёт физлицам (подробно — в статье нужна ли онлайн-касса), программа учёта часто идёт с ней в комплекте или стоит недорого. Тогда таблица становится лишней работой: касса уже знает, что продано.

Простейший учёт товаров в тетради

Тетрадь честно работает в двух случаях: у вас совсем мало позиций, например точка с мёдом или цветами, или вы только открываетесь и хотите понять, что вообще нужно считать.

Разлиновать страницы так:

• левая часть — приход: дата, товар, количество, цена закупки, поставщик;
• правая часть — расход: дата, товар, количество, цена продажи;
• раз в неделю — отдельная страница остатков: пересчитали полку, записали.

Главный минус тетради — остаток нельзя увидеть, пока не пересчитаешь руками. Поэтому ошибка, кража или пересорт всплывают только на пересчёте, и найти, где именно разошлось, уже нельзя.

Учёт товаров в магазине в таблице Excel

Таблица — самый популярный способ у небольших магазинов, и не зря: она бесплатна и сама считает остатки. Главное — сразу разделить её на листы, а не вести всё на одном.

Лист «Товары» — справочник: артикул, название, единица, закупочная цена, цена продажи. У каждого товара уникальный артикул: по нему связываются остальные листы.

Лист «Приход» — каждая поставка отдельными строками: дата, артикул, количество, цена, поставщик.

Лист «Продажи» — дата, артикул, количество, цена. Если касса умеет выгружать отчёт о продажах, копируйте его сюда раз в день, а не вносите чеки руками.

Лист «Списания» — дата, артикул, количество, причина.

Лист «Остатки» — для каждого артикула формула: сумма прихода минус сумма продаж минус сумма списаний. В Excel и Google Таблицах это функция СУММЕСЛИ по артикулу на каждом листе. Добавьте колонку «минимальный остаток» и условное форматирование: строка краснеет, когда товара меньше порога, — это и есть список к заказу.

Таблица начинает ломаться, когда:

• продавцов больше одного и они правят файл одновременно;
• позиций больше двухсот и формулы тормозят;
• продажи приходится переносить из кассы руками каждый день;
• появляются маркированные товары — «Честный знак» с таблицей не работает.

Если хотя бы два пункта про вас, таблица уже стоит дороже программы — временем.

Программа для учёта товаров в магазине

Товароучётная программа делает то же, что таблица, но сама: касса пробила чек — остаток уменьшился, пришла накладная от поставщика в электронном виде — приход записан. Вам остаётся принимать товар и смотреть отчёты.

Что стоит проверить при выборе:

• связка с вашей кассой — программа должна видеть продажи без выгрузок;
• приёмка по штрихкоду — со сканера или камерой телефона;
• маркировка и ЕГАИС, если у вас такие товары;
• отчёты: остатки, продажи по товарам, наценка, что заканчивается;
• несколько точек и склад, если их больше одного.

Три программы, с которых обычно начинает небольшой магазин:

У всех трёх есть мобильное приложение: приход, остатки и инвентаризацию можно вести с телефона, сканируя штрихкоды камерой. Для небольшой точки это часто избавляет от покупки отдельного терминала сбора данных. Остальные сервисы — в категории каталога «Товароучёт и склад».

Если магазин совмещён с кафе или кулинарией, смотрите программы, которые умеют техкарты и списание ингредиентов, — их разбор в подборке программ для кофейни.

Учёт товаров в продуктовом магазине

Продуктовый магазин — самый трудный для учёта формат. К обычным операциям добавляются три вещи, которые таблица почти не вытягивает.

Сроки годности. Товар с одним штрихкодом приходит партиями с разными сроками. Программа показывает, что истекает на этой неделе, и позволяет вовремя поставить скидку, а не списывать просрочку.

Весовой товар. Сыр, колбаса, фрукты приходят килограммами, а продаются граммами. В учёте нужны единица «кг», весы, которые печатают этикетку со штрихкодом, и программа, которая этот штрихкод читает.

Маркировка и ЕГАИС. Молочная продукция, вода, пиво, соки маркируются, алкоголь идёт через ЕГАИС. Приёмка таких товаров — это подтверждение электронных документов от поставщика, а продажа — передача кода с кассы. Без программы, связанной с кассой, продуктовый магазин сегодня работать не может.

Отдельная боль продуктового — естественная убыль и бой. Списывайте их сразу, в день, когда нашли, с причиной. Иначе к инвентаризации они превратятся в «недостачу», и вы будете искать вора там, где его нет.

Учёт на складе и в нескольких точках

Когда у магазина появляется склад или вторая точка, добавляется ещё одна операция — перемещение. Товар ушёл со склада в зал или из одного магазина в другой: в одном месте остаток уменьшился, в другом вырос, а общий не изменился.

В таблице перемещения ведут отдельным листом, но это первое место, где файл начинает врать: забыли записать — на складе «лишнее», в зале «недостача». Программа ведёт остатки по каждому складу отдельно и показывает общий.

Инвентаризация: как часто и как провести

Инвентаризация — единственный способ проверить, что учёт совпадает с полкой. Без неё любой учёт через полгода превращается в фантазию.

Частота для небольшого магазина:

• полная — раз в квартал и обязательно при смене продавца, который отвечает за товар;
• выборочная — раз в неделю по самым дорогим и самым «уходящим» позициям: алкоголь, табак, косметика, электроника.

Как провести без лишней нервотрёпки:

1. Выберите время, когда нет продаж, — до открытия или после закрытия.
2. Проведите в учёте все приходы, продажи и списания до этой минуты.
3. Считайте по стеллажам, а не по списку: так ничего не пропустите.
4. Записывайте фактическое количество и сразу сравнивайте с учётным.
5. Расхождения больше нормы пересчитайте повторно, прежде чем списывать.
6. Проведите результат: излишки — оприходовать, недостачу — списать с причиной.

Как начать вести учёт товаров с нуля

Если в магазине учёта не было никогда, не пытайтесь сразу завести всё идеально. Порядок такой:

1. Решите, где вести. Меньше пятидесяти позиций и нет маркировки — таблица. Больше или есть маркированный товар — сразу программа при кассе.
2. Заведите справочник. Пройдите по полкам и занесите каждый товар: название, штрихкод, цену закупки и продажи. Это самая долгая часть, на средний магазин уходит один-два дня.
3. Проведите стартовую инвентаризацию. Пересчитанный остаток — это точка отсчёта, от неё учёт и пойдёт.
4. С этого дня проводите каждый приход. Ни один товар не попадает на полку, пока не записан.
5. Через месяц сделайте первую выборочную проверку. Расхождения покажут, где учёт дырявый: не проводят списания, не записывают приход, путают похожие товары.

Первый месяц учёт будет расходиться с полкой — это нормально. К третьему месяцу расхождения должны стать редкими и объяснимыми.

Часто задаваемые вопросы

Коротко о главном

Учёт товаров в магазине — это справочник, приход, продажи, списания и инвентаризация, из которых складывается остаток по каждой позиции. Тетрадь подходит для десятков позиций, таблица Excel — до двух сотен, дальше и при маркированных товарах нужна программа, связанная с кассой. В продуктовом магазине без программы не обойтись из-за сроков, весового товара, «Честного знака» и ЕГАИС. Начинайте со справочника и стартовой инвентаризации, проводите каждый приход и сверяйте полку с учётом хотя бы раз в квартал.