Акт выполненных работ: образец, кто подписывает и когда он обязателен

Акт выполненных работ — это документ, которым исполнитель и заказчик подтверждают: работа сделана, принята, претензий по объёму и срокам нет. Единой обязательной формы у него нет с 2013 года, акт составляется в свободной форме, но в нём должны быть семь реквизитов из закона о бухучёте. Ниже — образец, который можно скопировать, разбор каждой строки, правила для самозанятых и ИП и что делать, если заказчик акт не подписывает.

Что такое акт выполненных работ и зачем он нужен

Акт закрывает сделку. До его подписания работа считается «в процессе», после — сданной. От этой точки зависят три вещи:

• деньги: во многих договорах окончательная оплата привязана к подписанию акта, и без него бухгалтерия заказчика платёж не проведёт;
• расходы: компания и ИП на упрощёнке «доходы минус расходы» подтверждают затраты именно актом (у самозанятого — чеком, об этом ниже);
• споры: подписанный акт без замечаний почти закрывает вопрос о качестве. Заявить потом о явных недостатках, которые можно было увидеть при приёмке, заказчику будет трудно.

Акт выполненных работ и акт оказанных услуг — одно и то же по сути, разница только в названии. Работа даёт осязаемый результат (сайт, логотип, отремонтированная комната), услуга — процесс (консультация, ведение соцсетей, уборка). Называйте документ так, как назван предмет в договоре.

Обязательные реквизиты акта

Свободная форма не значит «как угодно». Закон о бухгалтерском учёте (402-ФЗ, статья 9) требует в любом первичном документе семь вещей:

1. Название документа — «Акт выполненных работ» или «Акт оказанных услуг».
2. Дата составления.
3. Кто составил: название компании, ИП или ФИО самозанятого.
4. Содержание: что именно сделано.
5. Объём в деньгах или в натуральных единицах: сумма, часы, штуки.
6. Должности ответственных лиц — для компании.
7. Подписи с расшифровкой.

Без любого из этих пунктов бухгалтерия заказчика вправе вернуть акт на переделку. Чаще всего возвращают из-за размытого содержания: «услуги по договору» без расшифровки налоговая не любит, а бухгалтер знает это лучше вас.

Печать не обязательна: у ООО она перестала быть обязательной в 2015 году, у ИП и самозанятых её может не быть вовсе. Если печать есть и в договоре написано, что документы ею заверяются, ставьте.

Образец акта выполненных работ

Скопируйте и замените данные в квадратных скобках. Подходит для ИП и компании, для самозанятого — с поправкой из следующего раздела.

АКТ № [5]
выполненных работ (оказанных услуг)
к договору № [12] от [01.09.2026]

г. [Барнаул]                                   [25.09.2026]

Исполнитель: [ИП Иванов Иван Иванович, ИНН 000000000000]
Заказчик:    [ООО «Ромашка», ИНН 0000000000, в лице директора
              Петрова Петра Петровича]

Исполнитель выполнил, а Заказчик принял следующие работы:

№  Наименование работ                       Кол-во  Ед.   Цена     Сумма
1  Разработка дизайна главной страницы       1      шт.   25 000   25 000
   сайта по ТЗ от 01.09.2026
2  Адаптация дизайна под мобильные           1      шт.   10 000   10 000
   устройства

Итого: 35 000 (тридцать пять тысяч) рублей 00 копеек.
НДС не облагается [основание: УСН, ст. 346.11 НК РФ].

Работы выполнены в полном объёме и в срок.
Заказчик претензий по объёму, качеству и срокам не имеет.

Исполнитель: ____________ / Иванов И. И. /
Заказчик:    директор ____________ / Петров П. П. /

Составляется в двух экземплярах, по одному каждой стороне. Если работаете с заказчиком удалённо, достаточно обменяться сканами, а оригиналы отправить почтой или подписать акт электронно — про это ниже.

Номер акта — сквозной у исполнителя: первый в году, второй и так далее. Налоговой всё равно, но бухгалтерии заказчика так проще сверяться, а вам — искать.

Как заполнить акт: пять мест, где ошибаются

Название работ. Пишите так же, как предмет в договоре или ТЗ: «разработка дизайна главной страницы», а не «дизайн». Если работ несколько, разбейте построчно: так проще принять часть и спорить по одной строке, а не по всему акту.

Дата акта. Ставится по факту приёмки, а не задним числом на дату окончания договора. Дата акта раньше даты договора — первое, за что цепляется налоговая.

Сумма. Цифрами и прописью, с копейками. Сумма должна сходиться со счётом и с платёжкой: если заказчик заплатил предоплату, в акте всё равно полная сумма работ, а не остаток.

НДС. Если вы на упрощёнке, патенте или НПД, НДС не платите — так и пишите «НДС не облагается» с основанием. Строку «в т. ч. НДС 20%» не ставить: заказчик может принять её к вычету, а налоговая потом придёт к вам.

Подписант заказчика. Подписывает директор или человек с доверенностью. Подпись менеджера, который вёл проект, но прав не имеет, в споре мало что стоит. Если подписывает не директор, попросите номер доверенности и впишите его.

Акт выполненных работ для самозанятого

Самозанятому акт не обязателен. Доход подтверждается чеком из «Моего налога», и Минфин с ФНС не раз писали, что для заказчика чека достаточно, чтобы учесть расход. Как сформировать чек и счёт — в статье как выставить счёт самозанятому.

Но на практике компании акт всё равно просят, и отказываться незачем. Он полезен самому исполнителю: это доказательство, что работу приняли, и в споре о неоплате он весит больше переписки.

В акте самозанятого три отличия от образца выше:

• в строке «Исполнитель» — ФИО, ИНН и пометка «плательщик налога на профессиональный доход»;
• строка про НДС: «НДС не облагается в связи с применением НПД»;
• печати нет и не нужно.

Чек в «Моём налоге» выдаётся в день получения денег, а не в день подписания акта. Если заказчик заплатил аванс, чек на аванс выбивается сразу, даже если акт будет через месяц.

Компании, которые работают с самозанятыми, стали внимательнее смотреть на документы: регулярные акты от одного человека на одинаковую сумму похожи на зарплату. Что меняется для заказчиков с осени 2026 года, разобрано в статье про работу с самозанятыми с 1 октября.

Акт выполненных работ для ИП

У ИП всё как в образце, плюс два момента.

Печать. Не обязательна, если её нет. Если есть — ставится у подписи.

Счёт и акт. Большинство компаний просят пару документов: счёт до оплаты и акт после сдачи. Их удобно делать в одном сервисе, чтобы номера, суммы и реквизиты подставлялись сами, а не переписывались из файла в файл.

Если у вас НДС, вместо пары «счёт-фактура плюс акт» можно выставлять один документ — УПД, универсальный передаточный документ. Он заменяет и то, и другое. Для ИП на упрощёнке без НДС УПД тоже годится, но большинство заказчиков привычно ждут акт.

Кто и когда подписывает акт

Порядок такой:

1. Исполнитель сдаёт результат: файлы, доступы, ссылку на сайт.
2. Исполнитель направляет акт — в двух экземплярах или электронно.
3. Заказчик проверяет работу и подписывает акт либо присылает мотивированный отказ со списком замечаний.

Срок на приёмку лучше прописать в договоре: например, пять рабочих дней. Без этого срока заказчик может «проверять» месяц, и формально вы ничего не сделаете. Как проверять работу со стороны заказчика, подробно в статье как принять работу у фрилансера.

Можно ли подписать акт электронно

Да. Бумага не обязательна, если стороны договорились об электронном обмене. Три рабочих способа:

• скан с подписью по почте — самый частый вариант у фрилансеров, в споре принимается, если адреса почты указаны в договоре;
• простая электронная подпись в сервисе подписания — подписывают по коду из СМС, без токенов и носителей;
• квалифицированная электронная подпись через оператора ЭДО — так работают компании побольше.

Что делать, если заказчик не подписывает акт

Бывает два случая.

Заказчик прислал замечания. Это мотивированный отказ. Если замечания по делу и в рамках ТЗ — исправляете и отправляете акт заново. Если замечания выходят за ТЗ, это уже новая работа, о ней договариваются отдельно.

Заказчик молчит. Тогда работает пункт договора об одностороннем акте. Формулировка примерно такая: «Если в течение пяти рабочих дней Заказчик не подписал акт и не направил мотивированный отказ, работы считаются принятыми». С таким пунктом вы отправляете акт, ждёте срок и считаете работу сданной. Отправку фиксируйте: письмо с вложением, скриншот, почта с описью.

Если такого пункта в договоре нет, работу всё равно можно доказать через суд: переписка, файлы, факт использования результата. Но это долго, и проще один раз добавить пункт в шаблон договора. Что ещё в него включить, собрано в статье договор с заказчиком без юриста.

Акт по договору подряда и КС-2

Если вы делаете ремонт или строительство, заказчик может потребовать КС-2 — унифицированную форму акта о приёмке выполненных работ, а к ней справку КС-3 о стоимости. Это отраслевые формы строительства: для отделки квартиры частнику они не нужны, для подряда с компанией или бюджетной организацией — почти всегда.

Для остального — сайтов, дизайна, текстов, маркетинга, консультаций — хватает обычного акта в свободной форме, как в образце выше.

Сколько хранить акты

Пять лет после года, в котором документ составлен, — так требует закон о бухучёте. Налоговая может проверить три последних года, но спор с заказчиком может всплыть и позже.

Храните акт рядом с договором, счётом и перепиской по проекту, а не в общей папке «Документы». Когда проектов десятки, удобнее держать всё в карточке клиента: например, в CRM для фрилансера, где у каждого проекта свои файлы и статус оплаты.

Часто задаваемые вопросы

Коротко о главном

Акт выполненных работ составляется в свободной форме, но с семью обязательными реквизитами. Работы расписываются построчно так же, как в договоре, сумма сходится со счётом, строка про НДС соответствует вашему режиму. Самозанятому акт не обязателен, но полезен как доказательство сдачи. Чтобы акт не зависал неделями, пропишите в договоре срок приёмки и правило одностороннего акта.