CRM для стоматологии: 7 программ для клиники и частного кабинета

Стоматологии почти всегда нужна медицинская информационная система: в ней есть зубная формула, план лечения, амбулаторная карта по форме 043/у и передача данных в ЕГИСЗ. Ниже семь программ: три медицинских, включая две с бесплатным входом, и четыре универсальных CRM, которые годятся для записи и звонков, но не для ведения медицинских карт. Начнём с того, что именно клинике нужно от программы, а дальше сверим по этому списку каждую.

Что нужно стоматологии от программы

Список, по которому дальше сверяются все семь. Если у программы нет первых четырёх пунктов, вести в ней приёмы не получится.

• Зубная формула. Карта с номерами зубов, на которой врач отмечает состояние и выполненные манипуляции. Без неё стоматологический приём приходится описывать текстом.
• План лечения. Длительное лечение с расчётом стоимости, скидкой и рассрочкой, которое пациент видит и утверждает.
• Амбулаторная карта. Форма 043/у, МКБ-10, шаблоны для быстрого заполнения, информированное добровольное согласие и договор на платные услуги.
• ЕГИСЗ. Передача сведений о приёмах в государственную систему — требование к лицензированной медицинской деятельности.
• Касса по 54-ФЗ и справка для ФНС. Пациенты регулярно просят справку об оплате медицинских услуг для налогового вычета; программа должна её печатать, а не бухгалтер вручную.
• Зуботехническая лаборатория. Наряды в лабораторию, сроки готовности работ, статус каждой коронки или протеза.
• Запись и напоминания. Онлайн-запись, СМС о приёме и обзвон тех, кто не дошёл: в стоматологии неявка стоит дороже, чем в большинстве сфер услуг.
• Отчёты по врачам. Сколько принёс каждый врач, сколько приёмов по гарантии, какая загрузка кресел.

Отдельно — хранение данных. Сведения о лечении относятся к специальной категории персональных данных, и клиника отвечает за них по 152-ФЗ. Поэтому медицинские системы отдельно пишут про шифрование, права доступа и журнал действий, а часть из них предлагает держать базу на сервере клиники.

Семь программ: сводная таблица

Медицинские системы

StomX

Программа, написанная именно под стоматологию: в списке возможностей стоят зубная формула, ортодонтическая карта, приёмы по гарантии, рассрочка и связь с зуботехнической лабораторией. Амбулаторная карта заполняется по шаблонам, а на старшем тарифе — под диктовку с помощью ИИ.

Вход дешёвый: на бесплатном тарифе доступны картотека, онлайн-регистратура, карта с МКБ-10, документы пациенту и передача в ЕГИСЗ, ограничение — десять приёмов в неделю. Частный кабинет может так и работать, а клиника проверяет систему на живых приёмах, ничего не платя.

Дальше внимательно с тарифами. Касса по 54-ФЗ, отчёты руководителя и план лечения открываются на тарифе Старт; склад расходников, расчёт зарплаты, зуботехническая лаборатория, телефония и интеграции — только в Премиуме. То есть клинике с протезированием и своим складом бесплатный и средний тариф не подойдут, считать надо сразу по старшему.

MEDODS

Медицинская информационная система, у которой стоматология идёт отдельным блоком: зубная формула, зуботехнические лаборатории и версия «Медицина плюс Стоматология» для клиник со смешанными направлениями. Это главный довод в её пользу — если рядом со стоматологией принимает терапевт или хирург, две разные программы не понадобятся.

Практичная часть — интеграции: прямая связь с лабораториями INVITRO, HELIX и KDL, агрегаторы ПроДокторов, СберЗдоровье и НаПоправку, телефония, 1С, amoCRM и Битрикс24. Для клиники, которая уже платит за рекламу в агрегаторах, это значит, что записи оттуда попадают в общее расписание.

Два ограничения. Бесплатного тарифа нет, а в таблице тарифов большинство модулей помечено «по запросу» — итоговую цену называют после заявки. И базовый комплект включает два рабочих места, каждое следующее оплачивается отдельно, поэтому стоимость считается от числа администраторов и врачей, а не от размера клиники на глаз.

Medesk

Общеклиническая система с самым мягким входом: бесплатный тариф на пятьдесят приёмов в месяц с двумя пользователями и тысячей карт, банковская карта при регистрации не нужна. Сильная сторона — отчётность: больше восьмидесяти готовых отчётов плюс конструктор своих, за счёт этого видно, какие услуги и каналы привлечения действительно приносят деньги.

Для стоматологии она подходит с оговоркой, и это честно: зубной формулы и других стоматологических сущностей на сайте не описано. Расписание, электронная медкарта, онлайн-запись, напоминания и отчёты работают, специализированного стоматологического приёма нет.

Разумный сценарий — частный кабинет, где важнее запись, документы и деньги, чем детальная карта зубов, или клиника, которой нужна вторая система для управленческой части. Есть модуль ЕГИСЗ с подписанием документов УКЭП и возможность хранить персональные данные пациентов на сервере клиники.

Универсальные CRM

Битрикс24

Самый частый ответ на вопрос «а можно обойтись обычной CRM». Отчасти можно: заявки с сайта и из мессенджеров, телефония с записью разговоров, задачи администраторам, документы и совместная работа — всё это в Битрикс24 есть, и бесплатный тариф позволяет начать без затрат.

Чего в нём нет и не появится — медицинской части: зубной формулы, формы 043/у, ЕГИСЗ, справки для налогового вычета. Хранить сведения о лечении в универсальной CRM клиника обычно и не хочет: это специальная категория персональных данных, за которую она отвечает отдельно.

Рабочая схема — Битрикс24 на первичных обращениях и маркетинге, медицинская система на приёмах. У MEDODS интеграция с Битрикс24 заявлена, так что связка не требует программиста.

amoCRM

Ещё уже по назначению: это CRM для продаж, где заявки из почты, форм и мессенджеров падают в воронку и ведутся до сделки. Для стоматологии это воронка первичного пациента — от звонка до записи на консультацию.

Смысл появляется, когда клиника заметно тратит на рекламу и хочет считать, во сколько обходится первичный пациент и где он теряется. Для самого лечения система не предназначена совсем.

Цена считается за каждого пользователя, бесплатного тарифа нет, поэтому сажать в неё всех врачей смысла нет: обычно хватает администраторов и руководителя.

Клиентская база

Конструктор CRM: таблицы, поля, отчёты и документы настраиваются под себя без программиста. Для стоматологии это вариант «соберу сам» — картотека пациентов с нужными полями, прайс, печать договора и согласия по своим шаблонам.

Подходит кабинету, у которого свои процессы и жалко денег на медицинскую систему. Цена этого решения — время: собирать структуру, формы и отчёты придётся самому, а зубную формулу и ЕГИСЗ вы так и не получите.

DIKIDI Business

Отраслевой сервис, но для сферы услуг вообще: онлайн-запись, электронный журнал, напоминания, клиентская база и каталог, через который люди сами находят специалиста. В стоматологии им пользуются частные кабинеты ради записи и напоминаний.

Медицинской части здесь нет: ни карты, ни плана лечения, ни ЕГИСЗ. Это инструмент записи, и оценивать его надо именно так. Другие сервисы записи разобраны в подборке онлайн-запись клиентов.

Отраслевое или универсальное: что выбрать

Развилка проще, чем кажется, и зависит от одного: ведёте ли вы медицинские приёмы официально.

Медицинская система нужна, если у вас лицензия на медицинскую деятельность и вы ведёте карты пациентов. Зубная формула, форма 043/у, ЕГИСЗ, справка для налогового вычета и хранение сведений о лечении по правилам — всё это в универсальной CRM отсутствует, и дописать это настройками нельзя.

Универсальной CRM достаточно, когда программа нужна для другого: считать рекламу и первичные обращения, вести задачи администраторов, собирать отзывы. Она дешевле, гибче и часто уже знакома управляющему.

Связка из двух систем — обычная практика средних клиник: CRM на маркетинге и первичке, медицинская система на приёмах, между ними интеграция. Минус честный: две подписки и двойной ввод части данных, пока интеграция не настроена.

Если программу выбираете вы сами, впервые, и не понимаете, чем системы отличаются на практике, полезно сначала описать задачу словами: это разобрано в статье какой специалист нужен. Подобрать и внедрить систему можно и через Hub: опрос соберёт техническое задание с рыночной вилкой цены, и задача уйдёт специалистам по внедрению.

Бесплатные варианты для кабинета

Полноценно бесплатных медицинских систем на рынке нет, но начать без оплаты можно в трёх местах. StomX даёт бесплатный тариф на десять приёмов в неделю с амбулаторной картой и ЕГИСЗ. Medesk — пятьдесят приёмов в месяц, двух пользователей и тысячу карт. DIKIDI бесплатен на базовом тарифе, если нужна только запись.

Частному кабинету с одним креслом этого часто хватает на первые месяцы. Клинике с двумя-тремя врачами бесплатные лимиты заканчиваются на первой же неделе, и считать надо сразу платный тариф.

Как выбирать, чтобы не переезжать через год

Четыре проверки до оплаты, каждая занимает один вопрос продавцу.

1. Попросите показать зубную формулу и план лечения живьём. На презентации это занимает минуту и сразу отделяет медицинские системы от CRM с медицинским описанием.
2. Спросите про перенос базы. Пациенты, прайс и шаблоны документов должны переехать силами разработчика, иначе это ляжет на администратора по вечерам.
3. Уточните, что входит в цену. Внедрение, обучение, обновления и поддержка у части систем включены, у части считаются отдельно.
4. Проверьте, как считается стоимость при росте. По рабочим местам, по приёмам или фиксированно — от этого зависит платёж через год, а не сегодня.

Общая логика выбора программы для бизнеса с сотрудниками та же, что в других отраслях: как она выглядит на примере CRM вообще, разобрано в подборке CRM-системы.

Коротко о главном

Стоматологии нужна медицинская информационная система: зубная формула, план лечения, амбулаторная карта 043/у и ЕГИСЗ есть только в них. Под стоматологию заточен StomX, у него же самый дешёвый вход — бесплатный тариф на десять приёмов в неделю. MEDODS берут смешанные клиники: у него версия «Медицина плюс Стоматология» и прямые связи с лабораториями. Medesk подойдёт кабинету, которому важнее запись, документы и отчёты, чем детальная карта зубов. Битрикс24, amoCRM, Клиентская база и DIKIDI закрывают первичные обращения, звонки и запись, но медицинские карты в них не ведут. Частая рабочая схема — две системы: CRM на маркетинге, медицинская на приёмах.

Часто задаваемые вопросы